Khi có kế hoạch sang Nhật Bản – dù là du lịch, thăm thân hay công tác – câu hỏi đầu tiên mà hầu hết mọi người thắc mắc chính là “xin visa Nhật mất bao lâu?”. Việc nắm rõ thời gian xét duyệt không chỉ giúp bạn chủ động sắp xếp lịch trình, chuẩn bị hồ sơ hợp lý, mà còn tránh được tình huống bị trễ chuyến do hồ sơ xử lý lâu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian xét duyệt cũng như mẹo giúp rút ngắn thời gian xin visa hiệu quả nhất.
1. Xin visa Nhật mất bao lâu? Thời gian xét duyệt visa Nhật Bản theo loại hình
1.1 Visa du lịch
Nếu bạn đang băn khoăn xin visa Nhật mất bao lâu, với loại visa du lịch ngắn hạn thì thông thường thời gian xét duyệt dao động từ 5–7 ngày làm việc. Tuy nhiên, ở một số trường hợp cần xác minh kỹ hơn hoặc trong mùa cao điểm (tháng 3–5, 9–11), thời gian có thể kéo dài 8–10 ngày.
Ngoài ra, việc hồ sơ thiếu giấy tờ, sai sót thông tin cá nhân hoặc chưa chứng minh được mục đích chuyến đi rõ ràng cũng có thể khiến thời gian xin visa Nhật bị kéo dài. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, bạn nên kiểm tra kỹ toàn bộ giấy tờ — đặc biệt là chứng minh tài chính, lịch trình chuyến đi và thư mời (nếu có) — để tránh phải bổ sung và chờ đợi lâu hơn.
1.2 Visa thăm thân Nhật Bản
Với loại visa thăm thân, thời gian xét duyệt thường kéo dài hơn một chút, trung bình khoảng 7–8 ngày làm việc. Sở dĩ quá trình này mất nhiều thời gian hơn là do cơ quan lãnh sự cần xác minh mối quan hệ giữa người mời và người được mời, kiểm tra giấy tờ cư trú của thân nhân tại Nhật, cũng như độ tin cậy của hồ sơ mời.
Trong một số trường hợp, nếu Đại sứ quán yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ (ví dụ: giấy chứng minh quan hệ, bản sao thẻ cư trú của người thân tại Nhật), thời gian xét duyệt có thể kéo dài thêm vài ngày. Do đó, để không phải thắc mắc xin visa Nhật mất bao lâu mỗi lần nộp hồ sơ, bạn nên chuẩn bị giấy tờ thật đầy đủ, chính xác và nộp sớm ít nhất 2–3 tuần trước ngày dự kiến khởi hành.
1.4 Visa công tác / thương mại
Đối với visa công tác hoặc thương mại, xin visa Nhật mất bao lâu phụ thuộc khá nhiều vào loại hình doanh nghiệp và mục đích chuyến đi. Thông thường, thời gian xét duyệt dao động từ 7–10 ngày làm việc kể từ khi bạn nộp đủ hồ sơ hợp lệ tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản.
Tuy nhiên, quá trình này có thể kéo dài hơn nếu cơ quan lãnh sự cần xác minh thông tin doanh nghiệp, đặc biệt với các công ty nhỏ, ít giao dịch với đối tác Nhật hoặc chưa từng được cấp visa trước đó. Một số rủi ro thường gặp khiến thời gian bị chậm gồm: giấy mời không khớp thông tin, thiếu con dấu công ty, lịch trình công tác không rõ ràng, hoặc hồ sơ chứng minh tài chính không đủ mạnh.
Bạn nên chuẩn bị kỹ hồ sơ công tác và liên hệ trước với phía đối tác để đảm bảo giấy mời, giấy bảo lãnh đầy đủ – giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh và suôn sẻ hơn.
1.5 Visa du học / visa lao động
Với nhóm visa dài hạn như du học hoặc lao động, thời gian xét duyệt thường lâu hơn nhiều so với các loại ngắn hạn khác. Trung bình, hồ sơ sẽ được xử lý trong khoảng 10–15 ngày làm việc, thậm chí có thể kéo dài hơn nếu cần xác minh thêm từ Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản.
Nguyên nhân chính là do cơ quan chức năng cần kiểm tra kỹ năng lực học tập, giấy báo nhập học, chứng minh tài chính (đối với du học sinh) hoặc hợp đồng lao động, giấy phép làm việc, lý lịch cá nhân (đối với lao động). Trong một số trường hợp, hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc có thông tin chưa thống nhất giữa người nộp và đơn vị bảo lãnh cũng khiến thời gian xét duyệt tăng lên đáng kể.
Nếu bạn đang chuẩn bị sang Nhật làm việc hoặc học tập, hãy sắp xếp thời gian hợp lý, nộp hồ sơ sớm ít nhất 1–2 tháng trước dự kiến khởi hành để không phải lo lắng xin visa Nhật mất bao lâu và chủ động hơn trong kế hoạch của mình.
Bang 1: Thời gian Xin các loại visa Nhật
| Loại visa | Thời gian tiêu chuẩn (ngày làm việc) | Mùa cao điểm* | Lấy nhanh | Ghi chú quan trọng |
|---|---|---|---|---|
| Du lịch (tự túc) | 5–8 | 7–15 | Không | Có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ; hồ sơ rõ ràng xử lý nhanh hơn. |
| Du lịch (qua công ty bảo lãnh) | 5–7 | 7–12 | Không | Công ty lữ hành chuẩn hồ sơ giúp giảm rủi ro bị gọi bổ sung. |
| Thăm thân | 5–10 | 7–15 | Không | Thư mời/giấy tờ người bảo lãnh tại Nhật phải đầy đủ, ký đóng dấu. |
| Công tác | 5–7 | 7–12 | Không | Thư mời công tác & lịch trình rõ ràng; thường không phỏng vấn. |
| Du học (đã có COE) | 5–7 | 7–12 | Không | COE gốc/ bản sao có mã; thường xử lý nhanh khi hồ sơ đủ. |
| Du học (chưa có COE) | 10–20 | 15–25 | Không | Thường bị yêu cầu bổ sung; nên có COE để rút ngắn thời gian. |
| Lao động/Kỹ sư (đã có COE) | 5–7 | 7–12 | Không | COE bắt buộc; kiểm tra tính nhất quán hợp đồng/lao động. |
| Lao động/Kỹ sư (chưa có COE) | 10–20 | 15–25 | Không | Dễ phát sinh yêu cầu giải trình, hồ sơ phức tạp. |
| Thị thực quá cảnh (Transit) | 3–5 | 5–8 | Không | Có vé nối chuyến & visa nước đến (nếu cần). |
2. Yếu tố ảnh hưởng đến thời gian xin visa Nhật
2.1 Đầy đủ & chính xác hồ sơ
Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định xin visa Nhật mất bao lâu chính là độ chính xác và đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ bị thiếu giấy tờ, sai thông tin cá nhân hoặc không chứng minh rõ ràng được mục đích chuyến đi, Đại sứ quán sẽ yêu cầu bổ sung, khiến thời gian xét duyệt kéo dài thêm từ 2–5 ngày làm việc hoặc lâu hơn.
Những giấy tờ dễ bị sai sót thường là chứng minh tài chính, lịch trình chuyến đi, giấy mời và bản dịch công chứng. Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên kiểm tra kỹ từng chi tiết — tên, số hộ chiếu, ngày sinh, thời gian lưu trú — để tránh phải chỉnh sửa hoặc nộp lại. Một bộ hồ sơ chuẩn xác, rõ ràng và logic luôn giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh hơn và tiết kiệm đáng kể thời gian chờ đợi.
2.2 Số lượng hồ sơ & mùa cao điểm
Yếu tố thứ hai ảnh hưởng đến việc xin visa Nhật mất bao lâu là thời điểm nộp hồ sơ. Vào các mùa cao điểm du lịch như tháng 3–5 (mùa hoa anh đào) và tháng 9–11 (mùa lá đỏ), lượng hồ sơ xin visa tăng đột biến khiến Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán thường quá tải. Khi đó, thời gian xét duyệt có thể kéo dài thêm 2–3 ngày làm việc, thậm chí lâu hơn nếu bạn nộp trễ sát ngày bay.
Ngoài ra, các dịp lễ của Nhật Bản hoặc Việt Nam cũng làm gián đoạn lịch làm việc của cơ quan lãnh sự. Để tránh tình trạng “chạy đua thời gian”, bạn nên nộp hồ sơ ít nhất 3–4 tuần trước chuyến đi, đặc biệt nếu là nhóm đi gia đình hoặc đoàn đông người.
2.3 Cơ quan tiếp nhận – Đại sứ quán / Tổng Lãnh sự / VFS / đại lý ủy thác
Thời gian xử lý visa còn phụ thuộc vào nơi bạn nộp hồ sơ. Nếu nộp trực tiếp tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM, quá trình xét duyệt thường diễn ra trong 5–7 ngày làm việc.
Tuy nhiên, nếu bạn nộp qua Trung tâm tiếp nhận hồ sơ VFS Global hoặc các đại lý ủy thác như Visa Việt Uy Tín, Visana, Vietnam Booking, thời gian có thể rút ngắn hơn hoặc kéo dài hơn tùy theo quy trình xử lý nội bộ của từng đơn vị.
Theo quy định mới cập nhật từ ngày 1/2/2024, thời gian xét duyệt visa Nhật tối thiểu là 6 ngày làm việc, chưa bao gồm thời gian chuyển hồ sơ giữa VFS và cơ quan lãnh sự. Vì vậy, bạn nên chọn đơn vị dịch vụ uy tín để tránh tình trạng hồ sơ bị treo hoặc xử lý chậm.
2.4 Trường hợp đặc biệt / ngoại lệ
Một số hồ sơ đặc biệt có thể cần xác minh thêm từ Bộ Ngoại giao Nhật Bản hoặc các cơ quan chức năng tại Việt Nam, khiến thời gian xử lý kéo dài hơn bình thường. Những trường hợp này thường bao gồm:
- Hồ sơ có yếu tố nghi ngờ về tài chính hoặc quan hệ mời.
- Visa nhân đạo, như thăm người thân bệnh nặng, dự tang lễ,…
- Hồ sơ yêu cầu phỏng vấn trực tiếp để xác nhận thông tin.
Trong những tình huống này, thời gian xét duyệt có thể kéo dài từ 10–15 ngày làm việc, thậm chí lâu hơn tùy từng trường hợp cụ thể. Nếu bạn thuộc nhóm hồ sơ đặc biệt, hãy chủ động liên hệ với Đại sứ quán Nhật Bản tại TP.HCM hoặc các đơn vị dịch vụ hỗ trợ uy tín như Visa Việt Uy Tín để được hướng dẫn chi tiết và xử lý nhanh hơn.
3. Cách tính thời gian từ lúc chuẩn bị đến khi nhận visa
Để biết chính xác xin visa Nhật mất bao lâu, bạn cần hiểu toàn bộ quy trình từ khâu chuẩn bị hồ sơ cho đến khi nhận được kết quả. Thông thường, thời gian xin visa không chỉ tính từ lúc nộp hồ sơ mà còn bao gồm các bước chuẩn bị và xử lý sau khi có kết quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
3.1 Chuẩn bị giấy tờ & dịch công chứng
Giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị hồ sơ xin visa Nhật, bao gồm hộ chiếu, ảnh, đơn xin visa, chứng minh tài chính, lịch trình chuyến đi, và các giấy tờ bổ sung tùy mục đích (du lịch, thăm thân, công tác…). Một số giấy tờ như sổ tiết kiệm, giấy xác nhận công việc, giấy khai sinh hoặc đăng ký kết hôn cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, mất khoảng 1–3 ngày làm việc tùy khối lượng hồ sơ.
3.2 Đặt lịch / nộp hồ sơ
Sau khi có đầy đủ hồ sơ, bạn sẽ đặt lịch nộp tại Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự hoặc trung tâm VFS Global. Một số địa điểm yêu cầu đặt lịch trực tuyến trước, đặc biệt là vào mùa cao điểm. Quá trình nộp hồ sơ thường diễn ra nhanh, chỉ mất khoảng nửa ngày (bao gồm kiểm tra giấy tờ, chụp ảnh, lấy sinh trắc nếu có).
Khi nộp, bạn sẽ được phát phiếu hẹn trả kết quả, trên đó ghi rõ ngày dự kiến có visa. Đây là căn cứ để bạn tính ngược lại và sắp xếp kế hoạch đi Nhật hợp lý.
3.3 Xét duyệt hồ sơ
Đây là giai đoạn chính và cũng là phần mà nhiều người quan tâm nhất khi hỏi “xin visa Nhật mất bao lâu”. Thông thường, các loại visa ngắn hạn như du lịch, thăm thân, công tác sẽ được xét duyệt trong 5–7 ngày làm việc, còn visa dài hạn (du học, lao động) có thể mất 10–15 ngày.
Trong thời gian này, cơ quan lãnh sự sẽ xác minh thông tin cá nhân, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ và xác định mục đích chuyến đi. Nếu có vấn đề phát sinh như thiếu giấy tờ, cần bổ sung hoặc xác minh thêm, bạn sẽ được thông báo qua điện thoại hoặc email.
3.4 Nhận kết quả (0,5 ngày làm việc)
Khi có thông báo trả kết quả, bạn hoặc người được ủy quyền có thể đến nhận trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ. Một số trung tâm như VFS Global còn hỗ trợ dịch vụ giao visa tận nhà, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển.
Nếu hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận lại hộ chiếu có dán visa Nhật; trong trường hợp bị từ chối, bạn chỉ được thông báo kết quả mà không có lý do chi tiết.
Tổng thời gian trung bình từ lúc chuẩn bị đến khi nhận visa:
- Khoảng 7–12 ngày làm việc cho visa ngắn hạn,
- 10–20 ngày làm việc cho visa dài hạn (du học, lao động).
Bảng 2: Theo nơi nộp hồ sơ & yếu tố ảnh hưởng tốc độ xin visa Nhật Bản
| Nơi nộp | Thời gian tiếp nhận | Phí dịch vụ trung tâm | Thời gian luân chuyển hộ chiếu | Theo dõi trạng thái | Khi nào nên chọn |
|---|---|---|---|---|---|
| Đại sứ quán Nhật Bản (Hà Nội) | Trong giờ hành chính; có khung giờ nộp/trả | 0 | Trực tiếp tại quầy | Không | Bạn ở miền Bắc, hồ sơ đơn giản, muốn tiết kiệm phí. |
| Tổng Lãnh sự quán (TP.HCM) | Tương tự; có khung giờ cụ thể | 0 | Trực tiếp tại quầy | Không | Bạn ở miền Nam, hồ sơ đơn giản, tự nộp được. |
| JVAC/VFS – Hà Nội | Linh hoạt hơn (nhiều ca); có đặt lịch | Có (theo biểu phí) | JVAC chuyển cơ quan lãnh sự | Có (biên nhận/tracking) | Cần hỗ trợ quy trình, muốn theo dõi trạng thái dễ. |
| JVAC/VFS – TP.HCM | Linh hoạt; đông vào cao điểm | Có | Tương tự | Có | Ở TP.HCM và không tiện tự đến TLSQ. |
| JVAC/VFS – Đà Nẵng | Thuận tiện cho miền Trung | Có | Chuyển ra Hà Nội/TP.HCM để xét | Có | Bạn ở miền Trung; chấp nhận thêm thời gian luân chuyển. |
4 Mẹo & chiến lược đẩy nhanh thời gian xin visa
Nếu bạn đang tìm hiểu xin visa Nhật mất bao lâu, thì ngoài việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị kỹ lưỡng và nộp hồ sơ đúng thời điểm là yếu tố then chốt giúp tiết kiệm đáng kể thời gian chờ đợi. Dưới đây là những mẹo hữu ích giúp bạn rút ngắn quá trình xét duyệt:
- Nộp hồ sơ sớm: Tốt nhất nên nộp trước 2–4 tuần so với ngày khởi hành. Đây là khoảng thời gian an toàn giúp bạn chủ động nếu hồ sơ cần bổ sung.
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, rõ ràng: Hồ sơ càng chính xác thì quá trình xét duyệt càng nhanh. Tránh rút bớt giấy tờ, thiếu thông tin hoặc sử dụng bản scan mờ, vì có thể khiến lãnh sự yêu cầu làm lại.
- Sử dụng dịch vụ ủy thác uy tín: Nếu không quen thủ tục, nên nhờ công ty visa chuyên nghiệp hỗ trợ để tránh sai sót và tăng khả năng được duyệt nhanh.
- Theo dõi tiến trình xét duyệt thường xuyên: Khi có yêu cầu bổ sung, phản hồi sớm giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
- Không nộp hồ sơ vào dịp lễ hoặc cuối tuần: Đại sứ quán và Lãnh sự quán Nhật thường nghỉ, khiến việc xét duyệt bị dồn backlog.
- Chọn loại visa phù hợp: Nếu chỉ đi du lịch ngắn ngày, nên chọn visa du lịch ngắn hạn thay vì visa nhiều lần, vì loại sau thường yêu cầu xác minh phức tạp hơn.
Nhìn chung, với sự chuẩn bị kỹ càng, bạn hoàn toàn có thể rút ngắn thời gian xét duyệt visa Nhật, thay vì lo lắng quá mức về việc xin visa Nhật mất bao lâu.
5. Cách xử lý nếu visa bị kéo dài
Dù trung bình thời gian xét duyệt visa Nhật chỉ 5–10 ngày làm việc, đôi khi hồ sơ vẫn có thể bị chậm hơn dự kiến. Việc nhận biết sớm và xử lý đúng cách sẽ giúp bạn tránh rủi ro trễ chuyến.
- Dấu hiệu bị chậm: Khi đã quá thời hạn trung bình mà vẫn chưa nhận được thông báo hoặc phản hồi từ Đại sứ quán / Tổng Lãnh sự quán.
- Cách xử lý: Gọi điện hoặc gửi email để kiểm tra tình trạng hồ sơ. Nếu nộp qua trung tâm VFS hoặc đại lý, bạn có thể tra cứu online hoặc nhờ họ hỗ trợ.
- Chuẩn bị phương án dự phòng: Mua vé máy bay linh hoạt, có thể đổi ngày hoặc hoàn tiền để tránh thiệt hại tài chính nếu visa ra trễ.
- Nếu bị từ chối: Theo quy định, bạn chỉ có thể nộp lại sau 6 tháng với cùng mục đích xin visa. Hãy xem lại lý do từ chối để điều chỉnh cho lần kế tiếp.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có lời giải rõ ràng cho câu hỏi “xin visa Nhật mất bao lâu” và hiểu cách chủ động xử lý khi thời gian xét duyệt kéo dài. Hãy nhớ rằng, việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và nộp sớm luôn là chìa khóa giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro không đáng có.
FAQs: Thời gian xét duyệt visa Nhật 2026
1. Xin visa Nhật mất bao lâu năm 2026?
Thông thường 5–8 ngày làm việc cho du lịch/công tác; cao điểm hoặc hồ sơ cần bổ sung có thể 7–15 ngày.
2. Mùa nào xét duyệt chậm hơn?
Cao điểm rơi vào tháng 3–5, 6–8, 10–12 và dịp lễ VN/Nhật. Hãy nộp trước 4–6 tuần lịch bay.
3. Có dịch vụ làm nhanh/khẩn không?
Cơ quan lãnh sự không có gói khẩn chính thức. Rút ngắn bằng hồ sơ chuẩn, lịch hẹn sớm, hạn chế bổ sung.
4. COE ảnh hưởng thời gian như thế nào?
Có COE hợp lệ: thường 5–7 ngày. Chưa có COE (du học/lao động): 10–20 ngày hoặc hơn tùy xác minh.
5. Nộp tại JVAC/VFS hay sứ quán nhanh hơn?
Thời gian do lãnh sự quyết định. JVAC/VFS tiện đặt lịch & tracking, nhưng vẫn mất thời gian luân chuyển.
6. Thiếu giấy tờ sẽ chậm bao lâu?
Mỗi lần yêu cầu bổ sung thường cộng +2–5 ngày làm việc; thiếu nhiều mục có thể kéo dài >10 ngày.
7. Có thể theo dõi trạng thái hồ sơ không?
Có nếu nộp qua JVAC/VFS (mã tracking). Nộp trực tiếp sứ quán/tổng lãnh sự quán thường không có theo dõi online.
8. Visa nhiều lần (multiple) xét bao lâu?
Nếu đủ điều kiện và hồ sơ rõ ràng: 5–8 ngày; có thể lâu hơn nếu cần xác minh mục đích, quan hệ, lịch sử xuất nhập cảnh.
Kết luận & khuyến nghị 2026
Trong năm 2026, khung 5–8 ngày làm việc vẫn là mức tham chiếu đáng tin cho hồ sơ tiêu chuẩn (du lịch/công tác). Tuy nhiên, vào các đợt cao điểm 3–5, 6–8, 10–12 và sát dịp lễ VN/Nhật, thời gian có thể kéo dài 7–15 ngày hoặc hơn nếu cần bổ sung.
Chiến lược tối ưu: nộp trước lịch bay 4–6 tuần (du lịch/công tác) hoặc 6–8 tuần (du học/lao động chưa có COE), chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu và ưu tiên kênh nộp có tracking để chủ động theo dõi.
Bảng tóm tắt nhanh (để quyết định trong 60 giây)
| Tình huống phổ biến | Thời gian dự kiến | Rủi ro chậm | Cách rút ngắn |
|---|---|---|---|
| Du lịch/công tác hồ sơ chuẩn | 5–8 ngày | Cao điểm, thiếu giấy tờ | Đặt lịch sớm, checklist đủ ngay từ đầu |
| Du học/lao động có COE | 5–7 ngày | Lỗi thông tin/đối chiếu | Đối chiếu COE với hợp đồng/nhập học |
| Du học/lao động chưa COE | 10–20 ngày | Bổ sung/giải trình | Đảm bảo COE trước khi nộp visa |
| Nộp qua JVAC/VFS | Tương đương sứ quán | Luân chuyển hồ sơ | Theo dõi via tracking, chọn ca ít đông |
| Thiếu giấy tờ/bị gọi bổ sung | +2–5 ngày/lần | Thiếu nhiều mục → >10 ngày | Chuẩn hoá chứng minh tài chính, lịch trình |
Nguyên tắc vàng: Hồ sơ càng rõ — thời gian càng ngắn. Hãy đặt deadline nội bộ sớm hơn tối thiểu 1 tuần so với “khung chuẩn” để có đệm xử lý phát sinh.
Làm Visa Nhật tại TralvelTalk ngay để không trễ lịch bay
Nếu bạn muốn xin visa Nhật nhanh, đúng chuẩn và được hướng dẫn chi tiết từng bước, hãy liên hệ dịch vụ làm visa Nhật của Travel Talk – đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẽ hỗ trợ bạn từ khâu chuẩn bị giấy tờ đến khi nhận visa, giúp hành trình đến xứ sở hoa anh đào diễn ra suôn sẻ nhấ
Xem thêm: JAPAN eVISA – nộp visa du lịch ngắn ngày online
