Chuẩn bị hồ sơ xin visa Nhật là bước quan trọng đầu tiên để hành trình đến xứ sở hoa anh đào diễn ra suôn sẻ. Dù bạn đi du lịch, công tác hay thăm thân, việc hiểu rõ các loại giấy tờ cần thiết, quy trình nộp và những lưu ý quan trọng sẽ giúp tăng tỷ lệ đậu visa. Một bộ hồ sơ chỉn chu, đúng yêu cầu không chỉ thể hiện sự nghiêm túc mà còn giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

1.  Tổng quan về hồ sơ xin visa Nhật Bản

Việc chuẩn bị hồ sơ xin visa Nhật 1 lần là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi bạn có kế hoạch đến Nhật Bản. Cho dù bạn đi du lịch, công tác hay thăm người thân, bộ hồ sơ là yếu tố then chốt để Lãnh sự quán đánh giá độ tin cậy của bạn — quyết định xem bạn có được cấp visa hay không. Nhiều hồ sơ bị từ chối chỉ vì thiếu một giấy tờ nhỏ hoặc thông tin chưa khớp, vì vậy hiểu rõ tổng quan về hồ sơ xin visa Nhật sẽ giúp bạn tránh những sai sót đáng tiếc và tăng tỷ lệ đậu visa ngay lần đầu nộp.

1.1 Ai cần xin visa Nhật 

Hầu hết công dân Việt Nam muốn nhập cảnh vào Nhật Bản đều phải chuẩn bị hồ sơ xin visa Nhật 1 lần trước khi khởi hành. Visa này cho phép bạn nhập cảnh một lần duy nhất, thường có thời hạn lưu trú từ 15 đến 90 ngày tùy mục đích.
Các đối tượng cần xin loại visa này bao gồm:

• Khách du lịch tự túc hoặc theo tour: Người muốn đến Nhật tham quan, nghỉ dưỡng.
• Người đi công tác ngắn hạn: Đại diện công ty, chuyên gia, đối tác được cử sang làm việc tạm thời.
• Người thăm thân, bạn bè: Muốn sang Nhật thăm người thân hoặc bạn bè đang sinh sống, học tập tại Nhật.

Một số trường hợp đặc biệt như người từng được cấp visa multiple (nhiều lần) hoặc có hộ chiếu ngoại giao, công vụ có thể được miễn hoặc áp dụng quy trình khác. Tuy nhiên, đa số người Việt vẫn cần nộp hồ sơ xin visa Nhật 1 lần tại Đại sứ quán hoặc trung tâm tiếp nhận hồ sơ.

1.2  Phân loại visa 

Mỗi loại visa Nhật yêu cầu bộ hồ sơ khác nhau dù có nhiều điểm chung về giấy tờ cơ bản (hộ chiếu, ảnh thẻ, tờ khai, chứng minh tài chính). Việc xác định đúng loại visa ngay từ đầu giúp bạn chuẩn bị chính xác, tránh thiếu giấy tờ khi nộp.

• Visa du lịch Nhật Bản: Dành cho người muốn sang Nhật tham quan, nghỉ dưỡng hoặc khám phá văn hóa. Loại visa này phù hợp với khách đi tự túc hoặc theo tour, thường có thời hạn lưu trú ngắn (từ 15 đến 30 ngày).
• Visa công tác Nhật Bản: Áp dụng cho người sang Nhật làm việc ngắn hạn, tham dự hội nghị, ký kết hợp đồng hoặc khảo sát thị trường. Người xin loại visa này thường được doanh nghiệp Việt Nam cử đi hoặc đối tác Nhật Bản mời.
• Visa thăm thân/bạn bè tại Nhật: Dành cho người có người thân hoặc bạn bè đang sinh sống, học tập hoặc làm việc tại Nhật. Mục đích chính là thăm hỏi, chăm sóc người thân hoặc gặp gỡ bạn bè trong thời gian ngắn.

Việc xác định sai loại visa có thể dẫn đến việc chuẩn bị sai hồ sơ, khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, làm kéo dài thời gian xét duyệt.

1.3 Vai trò của hồ sơ trong quyết định cấp visa

Hồ sơ xin visa Nhật 1 lần là công cụ duy nhất giúp Lãnh sự quán đánh giá:

• Mục đích nhập cảnh của bạn có hợp lý hay không (du lịch thật hay có dấu hiệu lao động bất hợp pháp).
• Tình hình tài chính, nghề nghiệp, ràng buộc tại Việt Nam — để xem bạn có ý định quay lại sau chuyến đi không.
• Tính trung thực và logic của giấy tờ — ví dụ thông tin trong tờ khai, sao kê ngân hàng, hợp đồng lao động có khớp với nhau không.

2. Bộ hồ sơ chung, bắt buộc cho mọi loại Visa

Dù bạn xin visa du lịch, công tác hay thăm thân, bộ hồ sơ xin visa Nhật đều yêu cầu một số giấy tờ cơ bản mà bất kỳ người nộp nào cũng phải chuẩn bị. Đây là những giấy tờ thể hiện rõ nhân thân, nghề nghiệp và khả năng tài chính — ba yếu tố quan trọng nhất mà Lãnh sự quán Nhật Bản sẽ xem xét khi quyết định cấp visa. Nếu chuẩn bị đầy đủ, chính xác và rõ ràng ngay từ đầu, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian bổ sung và tăng khả năng đậu visa cao hơn rất nhiều.

2.1 Giấy tờ nhân thân

Phần giấy tờ nhân thân là nền tảng đầu tiên trong bộ hồ sơ, giúp cơ quan xét duyệt xác định chính xác danh tính và tình trạng cư trú của bạn tại Việt Nam.

• Hộ chiếu:
  • Nộp bản gốc hộ chiếu còn hạn ít nhất trên 6 tháng và còn ít nhất 2 trang trống để dán visa.
  • Kèm theo bản sao trang thông tin cá nhân và các trang có dấu visa cũ (nếu từng đi nước ngoài).
  •  Nếu có hộ chiếu cũ, nên nộp bổ sung để thể hiện lịch sử du lịch tốt — điểm cộng lớn cho hồ sơ.
    
• Tờ khai xin Visa (Application Form):
  • Sử dụng mẫu đơn mới nhất có mã QR theo quy định của Đại sứ quán hoặc trung tâm tiếp nhận VFS.
  • Khi điền, lưu ý viết chữ in hoa, ghi đúng thông tin cá nhân, nghề nghiệp, địa chỉ và mục đích chuyến đi.
  • Nếu có lỗi chính tả hoặc điền sai thông tin, hồ sơ có thể bị trả lại ngay tại quầy tiếp nhận.
    
• Ảnh thẻ:
  • Kích thước 4.5 x 4.5 cm hoặc 3.5 x 4.5 cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
  • Ảnh phải rõ mặt, không đội mũ, không đeo kính màu. Nên in ảnh ở studio có kinh nghiệm chụp ảnh visa Nhật để đảm bảo đúng tiêu chuẩn.
    
• Giấy tờ tùy thân khác:
  • Bao gồm CCCD/CMND (bản sao 2 mặt) và Sổ hộ khẩu photo công chứng toàn bộ các trang.
  • Nếu địa chỉ thường trú trong hộ khẩu đã thay đổi, cần bổ sung giấy xác nhận cư trú mới hoặc hộ khẩu cập nhật.

2.2  Giấy tờ chứng minh công việc

Những giấy tờ này giúp chứng minh bạn có công việc ổn định và ràng buộc tại Việt Nam, tránh tình trạng bị nghi ngờ có ý định ở lại Nhật sau khi visa hết hạn.

• Nhân viên / Viên chức:
  • Cần nộp Hợp đồng lao động (bản sao có dấu công ty), Đơn xin nghỉ phép (bản gốc, có chữ ký người quản lý và con dấu công ty), cùng Sao kê lương 3–6 tháng gần nhất.
  • Những giấy tờ này giúp xác thực vị trí công việc, thu nhập và mối ràng buộc lao động tại Việt Nam.
    
• Chủ doanh nghiệp:
  • Chuẩn bị Giấy đăng ký kinh doanh, Giấy nộp thuế 3 tháng gần nhất, và báo cáo tài chính hoặc sao kê ngân hàng công ty nếu có.
  • Những chứng từ này thể hiện năng lực tài chính và hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp — yếu tố quan trọng khi xét hồ sơ xin visa Nhật cho chủ doanh nghiệp.
    
• Học sinh / Sinh viên:
  • Cần nộp Thẻ học sinh hoặc thẻ sinh viên, kèm Giấy xác nhận của nhà trường (ghi rõ đang theo học, lớp, thời gian nghỉ học nếu có).
  • Nếu còn phụ thuộc tài chính, nên kèm thêm giấy tờ chứng minh tài chính của người bảo lãnh (cha mẹ).

2.3 Giấy tờ chứng minh tài chính

Chứng minh tài chính là phần không thể thiếu trong mọi bộ hồ sơ, giúp Lãnh sự quán đánh giá khả năng chi trả chi phí chuyến đi và cam kết quay lại Việt Nam đúng hạn.

• Sổ tiết kiệm:
  • Cung cấp bản sao sổ tiết kiệm và giấy xác nhận số dư gốc do ngân hàng cấp trong vòng 1 tháng gần nhất.
  • Mức số dư tối thiểu thường được khuyến nghị là 100 triệu đồng/người (hoặc cao hơn tùy mục đích).
  • Nếu sổ tiết kiệm mở lâu (trên 3 tháng), hồ sơ sẽ có độ tin cậy cao hơn.
    
• Sao kê tài khoản ngân hàng:
  • Yêu cầu sao kê giao dịch 6 tháng gần nhất, có dấu đỏ của ngân hàng.
  • Nếu có lương chuyển khoản, nên dùng tài khoản nhận lương chính để chứng minh thu nhập đều đặn và ổn định.
    
• Giấy tờ tài sản khác (nếu có): Có thể nộp thêm sổ đỏ nhà đất, đăng ký xe ô tô, hoặc cổ phiếu, chứng chỉ quỹ. Những tài sản này chỉ mang tính hỗ trợ nhưng giúp củng cố thêm độ tin cậy cho hồ sơ.

3. Hồ sơ đặc thù theo từng mục đích chuyến đi

Bên cạnh bộ giấy tờ bắt buộc, mỗi loại visa sẽ yêu cầu bộ hồ sơ xin visa Nhật riêng biệt, phù hợp với mục đích nhập cảnh của bạn. Việc chuẩn bị đúng và đủ các giấy tờ đặc thù này giúp hồ sơ trở nên rõ ràng, hợp lý, và tăng độ tin cậy trong mắt nhân viên xét duyệt của Lãnh sự quán Nhật Bản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng loại hồ sơ theo mục đích chuyến đi.

3.1 Hồ sơ Visa du lịch tự túc

Đây là loại visa phổ biến nhất đối với công dân Việt Nam, dành cho những ai muốn tự do khám phá Nhật Bản mà không cần tham gia tour trọn gói. Với dạng visa này, Lãnh sự quán chú trọng đánh giá tính chân thực và hợp lý của kế hoạch du lịch.

Các giấy tờ cần có:

• Lịch trình chi tiết chuyến đi: Trình bày rõ ngày khởi hành, điểm đến, hoạt động, nơi lưu trú và phương tiện di chuyển. Một lịch trình cụ thể, hợp lý (không quá dày đặc hoặc phi logic) giúp chứng minh bạn có kế hoạch du lịch thật, không lợi dụng visa để làm việc.
• Xác nhận đặt vé máy bay: Chỉ cần xác nhận hành trình (itinerary) từ hãng bay hoặc đại lý du lịch, không bắt buộc phải mua vé thật trước khi được cấp visa.
• Xác nhận đặt phòng khách sạn: Nộp Booking confirmation từ các nền tảng uy tín như Agoda, Booking.com, hoặc Expedia. Nên chọn khách sạn có vị trí và mức giá phù hợp với tài chính, thể hiện khả năng chi trả hợp lý trong chuyến đi.

Hãy đảm bảo toàn bộ thông tin trong lịch trình, vé máy bay và khách sạn trùng khớp nhau. Sự nhất quán này là điểm cộng lớn cho hồ sơ xin visa Nhật của bạn.

3.2 Hồ sơ Visa thăm thân

Loại visa này dành cho người có người thân hoặc bạn bè đang sinh sống, học tập, hoặc làm việc tại Nhật Bản. Hồ sơ dạng này thường được xét kỹ hơn do có yếu tố bảo lãnh, nên cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ từ cả hai phía — người xin visa ở Việt Nam và người bảo lãnh ở Nhật.

1. Giấy tờ từ phía người xin visa (tại Việt Nam):

• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ: Bao gồm Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn, ảnh chụp chung, tin nhắn hoặc email liên lạc (nếu thăm bạn bè). Những giấy tờ này giúp chứng minh mối quan hệ có thật, không giả tạo để xin visa.

2. Giấy tờ từ phía người bảo lãnh/mời (tại Nhật Bản):

• Giấy bảo lãnh (身元保証書): Đây là tài liệu quan trọng, thể hiện người ở Nhật cam kết chịu trách nhiệm về chỗ ở, chi phí hoặc hành vi của khách trong thời gian lưu trú.
• Thư mời (招へい理由書): Giải thích rõ lý do mời, mối quan hệ giữa hai bên, và kế hoạch hoạt động cụ thể tại Nhật (thăm nhà, du lịch chung, v.v.).
• Giấy chứng minh thu nhập và cư trú: Bao gồm Giấy chứng nhận thu nhập (課税証明書 hoặc 源泉徴収票), Giấy chứng nhận cư trú (住民票), và bản sao thẻ cư trú (在留カード).
  Những giấy tờ này chứng minh người bảo lãnh có khả năng tài chính và tư cách cư trú hợp pháp tại Nhật.

3.3 Hồ sơ Visa công tác / thương mại

Visa công tác áp dụng cho người được cử đi làm việc ngắn hạn, dự hội nghị, ký kết hợp đồng hoặc khảo sát thị trường tại Nhật. Hồ sơ loại này tập trung vào việc chứng minh quan hệ thương mại hợp pháp giữa hai công ty.

1. Giấy tờ từ công ty Việt Nam:

• Quyết định cử đi công tác: Nêu rõ họ tên, chức vụ, thời gian và lý do công tác tại Nhật, có chữ ký và con dấu hợp pháp của người đại diện doanh nghiệp.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh: Bản sao có chứng thực, nhằm xác minh doanh nghiệp hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

2. Giấy tờ từ đối tác Nhật Bản:

• Thư mời: Trình bày chi tiết lý do mời, tên công ty mời, địa chỉ liên hệ, và thời gian dự kiến công tác. Thư mời càng rõ ràng, cụ thể thì hồ sơ càng dễ được duyệt.
• Lịch trình công tác chi tiết: Ghi rõ ngày, địa điểm làm việc, cuộc họp hoặc sự kiện tham dự, kèm thông tin liên hệ tại Nhật.
• Tài liệu chứng minh quan hệ thương mại: Bao gồm hợp đồng, thư trao đổi email, đơn đặt hàng, chứng từ giao dịch… giúp thể hiện mối liên hệ thật giữa hai bên.

Bảng 1: Các loại giấy tờ nổi bật cần chuẩn bị

4. Những lưu ý quan trọng khi hoàn thiện hồ sơ xin visa Nhật

4.1. Quy tắc về dịch thuật và công chứng

Khi chuẩn bị hồ sơ xin visa Nhật, tất cả giấy tờ bằng tiếng Việt (như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy tờ công việc hoặc tài chính) đều cần được dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật. Bản dịch phải chính xác, rõ ràng và có công chứng hợp lệ.

Thời hạn hiệu lực của công chứng thường là 6 tháng kể từ ngày chứng thực, vì vậy bạn nên kiểm tra kỹ thời hạn trước khi nộp để tránh bị yêu cầu bổ sung hoặc nộp lại giấy tờ. Ngoài ra, bạn nên sử dụng dịch vụ dịch thuật uy tín để đảm bảo bản dịch được Lãnh sự quán chấp nhận.

4.2. Những sai sót thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xin visa Nhật, nhiều người dễ mắc phải các lỗi phổ biến như:

• Thông tin không đồng nhất: Giữa hộ chiếu, tờ khai và sổ hộ khẩu có thể có sai lệch nhỏ về tên, ngày sinh hoặc địa chỉ. Để khắc phục, bạn cần rà soát kỹ toàn bộ thông tin và đảm bảo chúng trùng khớp trên mọi giấy tờ.
• Giấy tờ tài chính yếu: Sổ tiết kiệm có số dư thấp hoặc sao kê tài khoản không ổn định có thể làm giảm khả năng được duyệt. Bạn nên bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh tài sản khác như nhà đất, xe ô tô hoặc cổ phiếu để tăng độ tin cậy.
• Lịch trình chuyến đi sơ sài: Nếu lịch trình không logic hoặc không khớp với thời gian nghỉ phép, hồ sơ dễ bị nghi ngờ thiếu tính trung thực. Cách tốt nhất là trình bày rõ ràng, có kế hoạch cụ thể từng ngày để thể hiện sự chuẩn bị nghiêm túc.

4.3. Quy trình nộp hồ sơ và thời gian xét duyệt

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, bạn có thể nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội, Lãnh sự quán Nhật tại TP. Hồ Chí Minh, hoặc Trung tâm tiếp nhận hồ sơ ủy thác (VFS Global). Thời gian xét duyệt thông thường từ 6–8 ngày làm việc, tùy từng trường hợp và khối lượng hồ sơ tại thời điểm đó. Trong thời gian chờ kết quả, bạn không nên đặt vé hoặc thanh toán các dịch vụ du lịch chính thức, nhằm tránh rủi ro nếu visa bị từ chối hoặc xử lý chậm hơn dự kiến.

Việc chuẩn bị hồ sơ xin visa Nhật đòi hỏi sự cẩn thận và hiểu biết nhất định về quy trình của Lãnh sự quán. Nếu bạn nắm rõ các yêu cầu, tránh được những sai sót thường gặp và bổ sung giấy tờ hợp lệ, khả năng được cấp visa sẽ cao hơn rất nhiều. Trong trường hợp cần hỗ trợ, bạn có thể tìm đến dịch vụ làm visa Nhật chuyên nghiệp tại Travel Talk để được tư vấn chi tiết và tiết kiệm thời gian tối đa.

FAQs: Các câu hỏi về hồ sơ visa Nhật Bản 2026

1. Hồ sơ xin visa Nhật 2026 gồm giấy tờ cốt lõi nào?

Hộ chiếu ≥6 tháng, đơn visa, ảnh 4.5×4.5, lịch trình, CM tài chính & công việc; tùy mục đích có thư mời/bảo lãnh và giấy tờ quan hệ.

2. Nộp ở JVAC hay ĐSQ/LSQ tối ưu hơn?

JVAC: tiện, có phí dịch vụ. ĐSQ/LSQ: tự xử lý nhiều hơn. Kết quả cấp visa do cơ quan lãnh sự quyết định.

3. CM tài chính “đủ” là bao nhiêu?

Không có mức cố định; nên có sao kê 3–6 tháng thể hiện thu nhập ổn định, số dư tương xứng lịch trình, nguồn tiền minh bạch.

4. Có cần xuất/khách sạn đã thanh toán?

Không bắt buộc. Đặt chỗ dự kiến (có hoàn/hủy) + lịch trình hợp lý giúp tăng độ tin cậy.

5. Xét duyệt mất bao lâu? Nên nộp trước khi nào?

Thường 5–10 ngày làm việc (cao điểm có thể lâu hơn). Nộp trước 4–6 tuần so với ngày bay.

6. Khi nào nên xin multiple-entry?

Khi dự định đi nhiều lần 1–5 năm, có lịch sử du lịch tốt, ràng buộc/tài chính vững; xét theo tổng thể hồ sơ.

7. Hồ sơ “yếu” (freelancer/sinh viên) cần gì?

Hợp đồng/nguồn thu, sao kê nhận tiền, thư giải trình; sinh viên thêm xác nhận học tập & bảo lãnh tài chính, kèm bằng chứng ràng buộc.

8. Trượt visa: bao lâu nộp lại? Khắc phục ra sao?

Thường chờ 6 tháng. Khắc phục điểm yếu (tài chính, lịch trình, quan hệ, thư mời) và giải trình rõ ràng.

Kết luận

Hồ sơ visa Nhật Bản vẫn xoay quanh đủ – đúng – dễ kiểm chứng: giấy tờ nhân thân rõ ràng, tài chính minh bạch, lịch trình hợp lý và lý do quay về thuyết phục. Xu hướng nộp 2025–2026 ghi nhận cao điểm lịch hẹn tại JVAC/ĐSQ/LSQ vào các mùa du lịch, vì vậy chuẩn bị sớm và sắp xếp hồ sơ “một lần đạt chuẩn” là lợi thế lớn.

Bảng tóm tắt nhanh

Xem thêm: JAPAN eVISA – nộp visa du lịch ngắn ngày online