Nhật Bản từ lâu đã trở thành điểm đến lý tưởng của rất nhiều người Việt. Khi nhu cầu đi Nhật tăng cao, nhiều người tự hỏi: liệu có thể “xin visa Nhật online” ngay từ Việt Nam mà không phải đến đại sứ quán hay tổng lãnh sự không? Trong bài này, TravelTalk sẽ hướng dẫn chi tiết từ A đến Z quy trình xin visa Nhật online cho bạn để đảm bảo bạn có thể nộp hồ sơ nhanh gọn, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình xét duyệt.
1. Xin visa Nhật online là gì?
Visa Nhật online là hình thức khai báo và đăng ký thông tin visa qua hệ thống trực tuyến của Đại sứ quán hoặc Trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa Nhật Bản (JVAC). Người nộp hồ sơ sẽ điền thông tin cá nhân, mục đích chuyến đi, lịch trình và loại visa cần xin trên website chính thức, sau đó đặt lịch hẹn nộp hồ sơ bản cứng tại trung tâm.
Khác với việc điền mẫu giấy thủ công, hình thức này giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót khi khai thông tin và dễ dàng theo dõi quá trình xử lý hồ sơ. Tuy nhiên, sau khi hoàn tất bước đăng ký online, bạn vẫn cần đến nộp hồ sơ giấy và hộ chiếu gốc trực tiếp để Đại sứ quán xác minh và dán visa khi được chấp thuận.
Tính đến năm 2025, công dân Việt Nam khi đến Nhật Bản vẫn cần visa hợp lệ, trừ một số trường hợp miễn trừ như hộ chiếu ngoại giao, công vụ, hoặc người có thẻ APEC. Vì vậy, đăng ký xin visa Nhật online là bước khởi đầu quan trọng giúp bạn chuẩn bị hồ sơ nhanh và chính xác hơn.
Bảng 1: So sánh nhanh các loại visa ngắn hạn phổ biến
| Loại visa | Mục đích | Đối tượng điển hình | Thời hạn lưu trú tối đa | Số lần nhập cảnh | Hồ sơ cốt lõi | Lệ phí tham khảo* | Khả dụng eVISA (online)** | Ghi chú cập nhật 2026 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Du lịch (Temporary Visitor) | Tham quan, nghỉ dưỡng | Cá nhân/nhóm du lịch | 15–90 ngày | 1 hoặc nhiều lần | Hộ chiếu, ảnh, lịch trình, tài chính, booking | 1 lần: 500.000 VND · nhiều lần: 1.000.000 VND | Có (tùy quốc tịch) | Kiểm tra danh sách quốc tịch eVISA |
| Công tác/Thương mại | Họp, ký kết, khảo sát | Nhân sự đi công tác ngắn ngày | 15–90 ngày | 1 hoặc nhiều lần | Thư mời công ty Nhật, quyết định cử đi | 1 lần: 500.000 VND · nhiều lần: 1.000.000 VND | Có thể không (tùy chương trình) | Cập nhật yêu cầu thư bảo lãnh |
| Thăm thân | Thăm người thân/bạn bè | Có người mời/bảo lãnh | 15–90 ngày | 1 lần | Thư mời/bảo lãnh, giấy tờ quan hệ | 1 lần: 500.000 VND | Hiếm khi hỗ trợ eVISA | Kiểm tra mẫu thư mời |
| Sự kiện/Hội thảo | Hội nghị, thi đấu, lễ hội | Người được mời | 15–90 ngày | 1 lần | Thư mời sự kiện, đăng ký | 1 lần: 500.000 VND | Có thể | Xác thực tài liệu sự kiện |
| Quá cảnh (Transit) | Tranzit ra ngoài khu quá cảnh | Hành khách quá cảnh | ≤ 15 ngày | 1 lần | Vé nối chuyến | 120.000 VND | Không | Xác định có cần visa quá cảnh |
2. Ai có thể xin visa Nhật online?
Không phải ai cũng đáp ứng điều kiện xin visa Nhật online . Dưới đây là các điều kiện cần thiết trước khi nộp hồ sơ xin visa Nhật online:
2.1. Đối tượng áp dụng
- Công dân Việt Nam mang hộ chiếu phổ thông (Ordinary Passport) và đang cư trú tại Việt Nam.
- Đối với người Việt, việc xin visa Nhật Bản online mới áp dụng cho mục đích du lịch lưu trú ngắn hạn, thường là nhập cảnh một lần, thời gian lưu trú giới hạn (ví dụ 15 ngày) và thường áp dụng với tour du lịch trọn gói (package tour) do công ty du lịch chỉ định.
2.2. Điều kiện cần
Trước khi tiến hành khai đơn xin visa Nhật online, người nộp hồ sơ cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản dưới đây để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi và được xét duyệt nhanh chóng:
- Có địa chỉ cư trú và sinh sống tại Việt Nam (áp dụng cho người Việt).
- Có ảnh kỹ thuật số chuẩn (nền trắng, đúng kích thước theo quy định).
- Có hồ sơ scan các giấy tờ cần thiết (hộ chiếu, vé máy bay khứ hồi, booking khách sạn, giấy chứng minh tài chính, giấy mời nếu có).
- Còn hạn tối thiểu 6 tháng và có ít nhất một trang trống để dán visa.
- Không thuộc diện bị cấm nhập cảnh Nhật Bản hoặc từng vi phạm quy định xuất nhập cảnh.
- Có email cá nhân – nơi nhận thông báo kết quả.
- Có phương thức thanh toán quốc tế (thẻ quốc tế) nếu hệ thống yêu cầu thanh toán trực tuyến.
2.3. Trường hợp không áp dụng xin visa Nhật Bản online
Mặc dù hình thức xin visa Nhật online mang lại nhiều tiện lợi, nhưng không phải ai và loại visa nào cũng có thể áp dụng. Dưới đây là những trường hợp bắt buộc phải nộp hồ sơ trực tiếp tại Trung tâm tiếp nhận visa Nhật (JVAC) hoặc Đại sứ quán.
- Người không cư trú hợp pháp tại Việt Nam (không có thẻ tạm trú, thường trú hoặc visa Việt Nam còn hiệu lực).
- Người nước ngoài tại Việt Nam có quốc tịch không thuộc danh sách được nộp hồ sơ qua hệ thống online của Đại sứ quán Nhật.
- Người từng bị từ chối visa Nhật trong thời gian ngắn hoặc đang trong thời hạn cấm nhập cảnh.
- Trẻ em dưới 18 tuổi nộp hồ sơ không có người bảo lãnh hợp pháp tại Việt Nam.
3. Hướng dẫn xin visa Nhật online chi tiết từng bước
Hình thức này nghĩa là bạn điền đơn và đặt lịch online, sau đó in hồ sơ và nộp bản cứng tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa Nhật (JVAC – do VFS Global vận hành). Dưới đây là hướng dẫn từng bước, dễ theo dõi:
Bước 1: Truy cập website VFS Global Nhật Bản tại Việt Nam
Trước tiên, bạn cần truy cập trang web tiếp nhận hồ sơ visa Nhật Bản của VFS Global theo đường dẫn: https://visa.vfsglobal.com/vnm/en/jpn.
Tại đây, bạn chọn khu vực phù hợp (Hà Nội hoặc TP.HCM) và truy cập mục “Start now” để bắt đầu điền tờ khai trực tuyến.
Bước 2: Đọc kỹ hướng dẫn và chọn loại visa
Chọn loại visa bạn muốn xin (du lịch, thăm thân, công tác, du học, v.v.). Mỗi loại có hướng dẫn riêng về giấy tờ cần chuẩn bị, lệ phí, và thời gian xét duyệt. Hãy chọn đúng loại visa, vì hồ sơ sai loại sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu nộp lại.
Bước 3: Tạo tài khoản & điền đơn online
- Đăng ký tài khoản trên hệ thống VFS bằng email và mật khẩu.
- Điền đơn xin visa Nhật Bản (Application Form) trực tuyến:
- Cung cấp đầy đủ họ tên, ngày sinh, giới tính và quốc tịch theo hộ chiếu.
- Ghi rõ số hộ chiếu, thời gian cấp và thời hạn hiệu lực.
- Mục đích chuyến đi, ngày nhập cảnh – ngày rời Nhật.
- Địa chỉ lưu trú tại Nhật, người bảo lãnh (nếu có).
- Cung cấp đầy đủ để chứng minh khả năng chi trả trong suốt chuyến đi.
Sau khi hoàn tất, tải đơn đã điền về và in ra để nộp cùng hồ sơ.
Bước 4: Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ
Quay lại trang chủ, chọn mục “Schedule an Appointment” → chọn địa điểm (Hà Nội / TP.HCM) → chọn ngày, giờ phù hợp để nộp hồ sơ. Bạn nên đặt lịch trước ít nhất 5–7 ngày làm việc để đảm bảo còn chỗ trống.
Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ giấy đầy đủ
Sau khi hoàn tất tờ khai xin visa Nhật online, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ giấy để nộp trực tiếp tại Trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa Nhật (JVAC) hoặc Đại sứ quán.
Tùy theo loại visa (du lịch, công tác, thăm thân…), yêu cầu có thể khác nhau, nhưng nhìn chung bộ hồ sơ cơ bản bao gồm:
- Đơn xin visa: in trực tiếp từ hệ thống khai online, ký tên tay.
- Hộ chiếu gốc còn hạn ít nhất 6 tháng kèm bản photo trang thông tin.
- Ảnh thẻ 4.5 × 4.5 cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
- Xác nhận đặt phòng khách sạn và vé máy bay khứ hồi (nếu có thể, nên đặt vé dạng “giữ chỗ”).
- Giấy tờ chứng minh tài chính: sao kê tài khoản ngân hàng 3–6 tháng, sổ tiết kiệm, bảng lương, hợp đồng lao động hoặc giấy phép kinh doanh.
- Giấy mời hoặc thư bảo lãnh từ phía Nhật Bản (áp dụng cho visa thăm thân, công tác, hoặc được mời sang).
- Giấy tờ nhân thân: CCCD, hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú (nếu được yêu cầu).
Toàn bộ giấy tờ bằng tiếng Việt nên được dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật (không bắt buộc công chứng, nhưng nên dịch rõ ràng, chính xác). Các bản photo nên in trên giấy A4, sắp xếp theo đúng thứ tự để tránh nhầm lẫn khi nộp hồ sơ.
Bước 6: Đến trung tâm VFS Global nộp hồ sơ
Đến đúng ngày giờ đã đặt tại:
- Hà Nội: Tòa nhà Ocean Park, phòng 207, tầng 2, số 1 Đào Duy Anh, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội.
- TP.HCM: Tòa nhà Felix Alley, 151/1-2 Nguyễn Văn Trỗi, P. Phú Nhuận, TP.HCM
Tại trung tâm, bạn sẽ:
- Nộp hồ sơ & lệ phí.
- Lấy dấu vân tay theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
- Nhận giấy hẹn trả kết quả.
Bước 7: Theo dõi tiến độ & nhận kết quả
Sau khi nộp, bạn có thể theo dõi trạng thái hồ sơ tại mục “Track Application” trên trang VFS. Khi có kết quả, bạn có thể đến nhận trực tiếp hoặc đăng ký chuyển phát hồ sơ về nhà (Thời gian xét duyệt trung bình: 5–7 ngày làm việc, tùy loại visa.)
4. Kinh nghiệm giúp tăng tỉ lệ xin visa Nhật online
Dưới đây là những bí quyết quan trọng mà nhiều người xin visa thành công chia sẻ:
- Khai thông tin trung thực và đồng nhất: Các thông tin như tên, ngày sinh, số hộ chiếu, địa chỉ… phải giống chính xác với thông tin trên hộ chiếu và giấy tờ gốc.
- Scan / ảnh rõ nét, chất lượng cao: Hình ảnh bị mờ, chữ nhỏ hoặc bị che khuất rất dễ bị hệ thống từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
- Lịch trình chi tiết & hợp lý: Khi điền lịch trình chuyến đi (ngày đến, đi, các điểm thăm quan, khách sạn), bạn nên thể hiện rõ ràng, không quá “lụi” hoặc mơ hồ.
- Chứng minh tài chính mạnh & tính ràng buộc tại Việt Nam: Số dư tài khoản, bảng lương, hợp đồng lao động, bất động sản hoặc các tài sản có giá trị để chứng tỏ bạn có lý do quay về Việt Nam đều giúp tăng độ tin cậy.
- Có lịch sử du lịch quốc tế nếu có thể: Nếu bạn từng có visa các nước khác và đi du lịch quốc tế, đó là điểm cộng khi xét visa Nhật.
- Không nộp sát ngày bay: Vì có rủi ro trễ xét duyệt hoặc yêu cầu bổ sung. Nên có khoảng thời gian dự phòng.
- Kiểm tra kỹ trước khi gửi: Trước khi nhấn nút gửi đơn, kiểm tra lại tất cả thông tin, file đã tải đúng hay chưa để tránh sai sót nhỏ dẫn đến từ chối.
- Theo dõi trạng thái & trả lời bổ sung nhanh chóng: Nếu hệ thống yêu cầu bạn bổ sung, hãy chuẩn bị ngay để gửi kịp thời. Chậm trễ có thể khiến hồ sơ bị loại.
Bảng 2: So sánh xin online (eVISA) vs nộp trực tiếp tại LSQ/ĐSQ/đại lý
| Tiêu chí | Nộp online (eVISA) | Nộp trực tiếp (LSQ/ĐSQ/Trung tâm tiếp nhận) |
|---|---|---|
| Đối tượng đủ điều kiện | Một số loại visa ngắn hạn (chủ yếu du lịch) và một số quốc tịch được hỗ trợ | Hầu hết loại visa; áp dụng rộng rãi cho mọi quốc tịch theo quy định địa phương |
| Nền tảng/ cổng nộp | Cổng eVISA chính thức (tạo tài khoản, điền form, upload PDF/JPG) | Đặt lịch hẹn, in form, chuẩn bị hồ sơ giấy, nộp trực tiếp hoặc qua đại lý được ủy quyền |
| Xác thực danh tính | Tạo tài khoản + xác minh email/điện thoại; có thể yêu cầu ảnh khuôn mặt/scan hộ chiếu | Kiểm tra trực tiếp khi nộp; có thể lấy sinh trắc (nếu yêu cầu) |
| Nộp hồ sơ | Upload bản scan (ảnh, booking, chứng minh tài chính) theo định dạng/dung lượng quy định | Bản gốc/bản sao công chứng; sắp xếp theo checklist của LSQ/Trung tâm |
| Thời gian xử lý (ước tính) | Thường nhanh, theo SLA công bố cho eVISA (dao động vài–vài chục ngày tùy mùa) | Tùy cơ quan/địa phương, có thể tương đương hoặc lâu hơn vào mùa cao điểm |
| Cập nhật trạng thái | Theo dõi trực tuyến qua tài khoản eVISA | Nhận thông tin qua SMS/email/biên nhận của trung tâm tiếp nhận |
| Nhận kết quả | eVISA/eVisa Issuance Notice (file điện tử) để xuất trình khi nhập cảnh | Nhận tem/sticker dán trong hộ chiếu hoặc giấy kết quả để dán sau |
| Ưu điểm | Tiện, không cần đi lại; lưu trữ hồ sơ số; theo dõi online | Phạm vi loại visa rộng; xử lý hồ sơ đặc thù/dày tài liệu dễ hơn |
| Hạn chế | Chỉ áp dụng cho một số quốc tịch/loại visa; yêu cầu file đúng chuẩn | Mất thời gian di chuyển, có thể phải đặt lịch; chi phí dịch vụ trung tâm |
| Khi nào nên chọn | Hồ sơ du lịch tiêu chuẩn, quốc tịch được hỗ trợ eVISA, lịch gấp | Hồ sơ phức tạp/ít phổ biến, cần nộp bản gốc, hoặc không thuộc diện eVISA |
5. Dịch vụ xin visa Nhật Bản tại TravelTalk
Nếu bạn cảm thấy việc tự chuẩn bị hồ sơ quá phức tạp hoặc không có thời gian, TravelTalk là lựa chọn đáng tin cậy để đồng hành cùng bạn trong hành trình xin visa Nhật Bản. Với đội ngũ chuyên viên am hiểu quy trình xét duyệt, TravelTalk hỗ trợ bạn từ khâu tư vấn loại visa phù hợp, khai đơn online, đặt lịch hẹn đến hoàn thiện hồ sơ giấy theo đúng yêu cầu của Đại sứ quán.
Điểm khác biệt của TravelTalk nằm ở sự cẩn trọng và cá nhân hóa trong từng hồ sơ. Mỗi khách hàng sẽ được rà soát kỹ thông tin, kiểm tra tính logic của lịch trình, và nhận tư vấn về chứng minh tài chính để tăng tỷ lệ đậu visa. Ngoài ra, TravelTalk còn cung cấp dịch vụ theo dõi hồ sơ và thông báo kết quả tự động, giúp bạn an tâm mà không cần mất công tra cứu.
Với kinh nghiệm xử lý hàng trăm hồ sơ mỗi năm và tỷ lệ đậu visa cao, TravelTalk cam kết mang đến cho bạn trải nghiệm xin visa Nhật nhanh chóng – chính xác – không rủi ro.
Xin visa Nhật online là bước tiến mới trong quá trình cấp thị thực giữa Việt Nam và Nhật Bản, giúp giảm thủ tục giấy tờ, rút ngắn thời gian, thuận tiện hơn cho người xin visa nếu đáp ứng điều kiện. Mặc dù không thay thế hoàn toàn phương thức truyền thống, việc nắm được quy trình, chuẩn bị hồ sơ kỹ càng và tuân thủ hướng dẫn sẽ giúp bạn có cơ hội cao hơn để được cấp visa thành công.
FAQs – Các câu hỏi về làm Visa Nhật online
1. eVISA Nhật 2026 áp dụng cho quốc tịch và loại visa nào?
Chủ yếu Temporary Visitor (du lịch/ngắn hạn) và một số quốc tịch do MOFA công bố; kiểm tra danh sách cập nhật trước khi nộp visa Nhật online 2026.
2. Quy trình xin visa Nhật online 2026 gồm những bước nào?
Tạo tài khoản cổng eVISA → điền form → upload hồ sơ chuẩn định dạng/dung lượng → theo dõi trạng thái → nhận eVisa Issuance Notice để xuất trình khi nhập cảnh.
3. Thời gian xử lý eVISA Nhật là bao lâu?
Tùy mùa và hồ sơ: vài–vài chục ngày; nộp sớm mùa cao điểm, hồ sơ rõ ràng và đúng chuẩn giúp giảm trễ.
4. Lệ phí visa Nhật 2026 (nộp tại Việt Nam) là bao nhiêu?
Tham khảo: một lần 500.000 VND, nhiều lần 1.000.000 VND, quá cảnh 120.000 VND; có mức đặc thù cho một số quốc tịch (ví dụ công dân Ấn Độ).
5. Hồ sơ số cần chuẩn thế nào để tránh lỗi kỹ thuật?
Ảnh hộ chiếu/ảnh 4×6 rõ nét, file PDF/JPG đúng giới hạn dung lượng, đặt tên có cấu trúc; lịch trình/booking/tài chính đọc được toàn bộ.
6. eVISA có cấp multiple-entry không?
Có, nếu đáp ứng tiêu chí (lịch sử du lịch, tài chính, mục đích hợp lệ); nếu hệ thống không hỗ trợ, nên nộp trực tiếp LSQ/ĐSQ.
7. Nộp eVISA theo nhóm gia đình như thế nào?
Mỗi người một hồ sơ riêng, có thể liên kết nộp theo nhóm; trẻ em cần hộ chiếu riêng + giấy khai sinh và đồng ý của phụ huynh khi cần.
8. Vì sao eVISA Nhật thường bị từ chối?
Sai thông tin, thiếu chứng minh tài chính, lịch trình mơ hồ, file mờ/sai chuẩn, hoặc không thuộc diện eVISA; luôn đối chiếu checklist chính thức trước khi nộp.
Kết luận
Nếu bạn thuộc diện Temporary Visitor và quốc tịch được hỗ trợ, eVISA Nhật 2026 là kênh nộp nhanh – gọn – minh bạch. Trường hợp hồ sơ phức tạp hoặc cần multiple-entry đặc thù, hãy chọn nộp trực tiếp tại LSQ/ĐSQ để được kiểm tra giấy tờ gốc kỹ hơn. Bài viết này tập trung vào 4 điểm cốt lõi: điều kiện eVISA, quy trình chuẩn, lệ phí 2026, và mẹo giảm rủi ro khi nộp online.
Bảng tóm tắt nhanh (điểm mấu chốt & việc phải làm)
| Hạng mục | Điểm mấu chốt 2026 | Việc cần làm ngay |
|---|---|---|
| Loại & đối tượng | eVISA chủ yếu cho Temporary Visitor/du lịch; quốc tịch áp dụng có danh sách riêng | Kiểm tra điều kiện eVISA theo quốc tịch trước khi điền form |
| Quy trình | Tạo tài khoản → điền form → upload đúng định dạng → theo dõi trạng thái → nhận eVisa Issuance Notice | Chuẩn bị PDF/JPG rõ nét, đặt tên file có cấu trúc, nộp sớm mùa cao điểm |
| Lệ phí (VN) | Tham khảo: 500.000 VND (1 lần) · 1.000.000 VND (nhiều lần) · 120.000 VND (quá cảnh); có mức đặc thù theo quốc tịch | Xác minh mức phí tại nơi nộp trước khi thanh toán; lưu biên lai |
| Thời gian xử lý | Biến động theo mùa/khối lượng; từ vài đến vài chục ngày | Nộp sớm ≥4 tuần; giữ lịch trình linh hoạt; tránh file mờ/sai chuẩn |
| Multiple-entry | Có thể cấp nếu đáp ứng tiêu chí | Nếu cần nhiều lần, chuẩn bị lịch sử du lịch & tài chính thuyết phục |
| Khi nên nộp trực tiếp | Hồ sơ phức tạp/ít phổ biến; cần trình giấy gốc; hệ thống chưa hỗ trợ eVISA | Đặt lịch LSQ/ĐSQ/Trung tâm; in checklist & sắp xếp hồ sơ bản giấy |
Làm visa Nhật Onine cùng Traveltalk
Nếu bạn đang có kế hoạch đi Nhật Bản, hãy liên hệ TravelTalk để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ trọn gói từ hôm nay, để hành trình đến xứ sở hoa anh đào bắt đầu suôn sẻ và dễ dàng hơn bao giờ hết.
