Khi đã nộp hồ sơ làm hộ chiếu, việc theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ là bước quan trọng giúp bạn chủ động hơn trong kế hoạch đi lại, du lịch hay làm việc ở nước ngoài. Thay vì phải đến cơ quan xuất nhập cảnh để hỏi trực tiếp, giờ đây người dân có thể tra cứu tình trạng hộ chiếu online ngay tại nhà chỉ với vài thao tác đơn giản.
Trong bài viết này, TravelTalk sẽ hướng dẫn chi tiết các cách tra cứu tình trạng hộ chiếu phổ biến nhất năm 2026, giúp bạn dễ dàng kiểm tra thông tin và nắm rõ khi nào có thể nhận được hộ chiếu của mình.
1. Những trường hợp nào cần tra cứu tình trạng hộ chiếu?
Việc tra cứu tình trạng hộ chiếu là thao tác quan trọng giúp người dân theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ của mình trong suốt quá trình cấp, đổi hoặc cấp lại hộ chiếu. Dưới đây là những trường hợp phổ biến bạn nên thực hiện tra cứu:
- Khi vừa nộp hồ sơ làm hộ chiếu: Sau khi hoàn tất thủ tục tại cơ quan xuất nhập cảnh hoặc nộp online qua Cổng Dịch vụ công, bạn có thể tra cứu để biết hồ sơ đã được tiếp nhận hay chưa, và thời gian dự kiến trả kết quả.
- Khi hồ sơ đã nộp lâu nhưng chưa nhận được hộ chiếu: Nếu sau 7–14 ngày làm việc vẫn chưa có thông báo trả kết quả, bạn nên kiểm tra tiến độ xử lý online để xác định hồ sơ đang ở giai đoạn nào – đang in, đang chuyển phát hay chờ xác minh bổ sung.
- Khi đăng ký nhận hộ chiếu qua bưu điện: Trong trường hợp bạn chọn hình thức trả kết quả qua đường bưu điện, việc tra cứu giúp bạn theo dõi lộ trình vận chuyển và biết được ngày phát dự kiến, tránh thất lạc hoặc chậm trễ.
- Khi cần kiểm tra thông tin hộ chiếu đã cấp: Người đã có hộ chiếu nhưng cần xác minh ngày cấp, thời hạn, số hộ chiếu hoặc tình trạng còn hiệu lực cũng có thể tra cứu trực tuyến qua các cổng chính thức.
- Khi muốn kiểm tra hộ chiếu có bị thu hồi, hủy hoặc tạm dừng hiệu lực: Một số trường hợp đặc biệt như thay đổi thông tin nhân thân, vi phạm quy định về xuất nhập cảnh… có thể khiến hộ chiếu bị tạm dừng hiệu lực. Việc tra cứu sẽ giúp bạn nắm rõ tình trạng hợp lệ của hộ chiếu trước khi xuất cảnh.
Bảng 1: So sánh các kênh tra cứu tình trạng hộ chiếu
| Kênh tra cứu | Thông tin cần nhập | Ưu điểm | Hạn chế | Khi nên dùng |
|---|---|---|---|---|
| Cổng Dịch vụ Công (DVCQG/địa phương) | Mã hồ sơ/biên nhận, số CCCD/Hộ chiếu, ngày nộp | Dữ liệu đồng bộ hồ sơ; cập nhật theo từng bước xử lý | Giao diện mỗi địa phương khác nhau; đôi khi chậm đồng bộ | Bạn nộp hồ sơ trực tuyến/đặt lịch online hoặc tại Phòng QLXNC cấp tỉnh |
| Cổng Quản lý Xuất nhập cảnh (BCA) | Số hồ sơ/biên nhận, thông tin cá nhân | Thống nhất toàn quốc; trạng thái chuẩn | Một số đợt nâng cấp hệ thống có thể gián đoạn | Muốn xem trạng thái “chính thức” do hệ thống XNC trả về |
| Tổng đài/Email/Zalo cơ quan | Họ tên, ngày nộp, số hồ sơ | Có người hỗ trợ, hướng dẫn bổ sung nếu thiếu | Chỉ trong giờ hành chính; cần chờ phản hồi | Cần giải thích chi tiết, trường hợp gấp/thiếu giấy tờ |
| Tra cứu chuyển phát (VNPost/đơn vị bưu chính) | Mã vận đơn/GD | Biết lộ trình phát hộ chiếu sau khi đã in & gửi | Chỉ theo dõi giai đoạn vận chuyển, không biết khâu duyệt | Đã “đã phát hành/đã in”, muốn biết khi nào nhận tại nhà |
| Tra cứu trực tiếp tại quầy nộp | CMND/CCCD + giấy hẹn | Hỏi được nguyên nhân chậm/bổ sung cụ thể | Mất thời gian di chuyển; phụ thuộc giờ làm việc | Cần xác minh hồ sơ đặc thù, yêu cầu bổ sung gấp |
2. Lợi ích khi tra cứu tình trạng hộ chiếu
Việc tra cứu tình trạng hộ chiếu online mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dân, đặc biệt trong thời đại các thủ tục hành chính đều được số hóa.
- Chủ động nắm bắt tiến độ hồ sơ: Biết chính xác hồ sơ hộ chiếu đang được tiếp nhận, in ấn hay đã chuyển phát giúp bạn sắp xếp thời gian nhận kết quả hợp lý, không bị động trong kế hoạch di chuyển.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì phải đến cơ quan xuất nhập cảnh để hỏi trực tiếp, bạn chỉ cần tra cứu online ngay tại nhà. Toàn bộ quá trình chỉ mất vài phút, giảm thiểu việc đi lại và chờ đợi.
- Phát hiện sớm sai sót trong hồ sơ: Khi thường xuyên kiểm tra tiến độ, bạn có thể phát hiện sớm nếu hồ sơ bị thiếu giấy tờ, sai thông tin hoặc cần bổ sung. Nhờ đó tránh kéo dài thời gian xử lý.
- Đảm bảo tính minh bạch và an toàn: Dữ liệu tra cứu được cung cấp bởi Cổng Dịch vụ công Bộ Công an và Cổng Dịch vụ công Quốc gia, đảm bảo độ chính xác và bảo mật tuyệt đối.
- Hỗ trợ quản lý thông tin cá nhân: Giúp bạn dễ dàng tra lại ngày cấp, số hộ chiếu, thời hạn hiệu lực khi cần khai trong các thủ tục xin visa, làm việc hoặc du học nước ngoài.
3. Cách tra cứu tình trạng hộ chiếu
Hiện nay, người dân có thể kiểm tra tình trạng xử lý hộ chiếu của mình thông qua ba kênh chính thức do Bộ Công an quản lý. Tất cả đều miễn phí, thao tác đơn giản và có thể thực hiện ngay trên điện thoại hoặc máy tính.
3.1. Tra cứu tình trạng hộ chiếu qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an
Cổng Dịch vụ công Bộ Công an là nơi cập nhật nhanh nhất tiến độ xử lý hồ sơ cấp hộ chiếu phổ thông trong nước. Người dân có thể tra cứu trực tiếp mà không cần đăng nhập tài khoản.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức: https://dichvucong.bocongan.gov.vn. Nếu bạn chỉ muốn kiểm tra tiến độ xử lý hồ sơ, có thể tra cứu mà không cần đăng nhập.
- Bước 2: Chọn chức năng “Tra cứu hồ sơ” trên thanh menu.
- Bước 3: Nhập mã hồ sơ được cấp khi nộp đơn xin cấp hộ chiếu. Mã này có thể tìm thấy trong email xác nhận hoặc giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Khi nhập, bạn cần điền chính xác ký tự, dấu chấm, dấu gạch ngang, và không có khoảng trắng giữa các ký tự.
- Bước 4: Nhấn “Tra cứu” để hệ thống hiển thị kết quả. Tại đây, bạn có thể xem hồ sơ đang ở giai đoạn nào của quy trình xử lý. Nếu muốn theo dõi cụ thể hơn, chọn mục “Quy trình” để biết chi tiết từng bước.
- Bước 5: Nếu muốn xem toàn bộ thông tin chi tiết đã khai trong tờ đơn cấp hộ chiếu, chọn “Chi tiết hồ sơ”. Ở bước này, bạn sẽ cần đăng nhập tài khoản trên Cổng Dịch vụ công để truy cập đầy đủ dữ liệu.
Lưu ý:
- Kết quả tra cứu có thể chưa hiển thị ngay trong ngày nộp hồ sơ. Dữ liệu thường được cập nhật sau 1–2 ngày làm việc.
- Trường hợp nhập mã hồ sơ không đúng định dạng hoặc bị sai dấu, hệ thống sẽ báo lỗi “Không tìm thấy hồ sơ”.
- Nếu đã quá 14 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ mà vẫn chưa có kết quả, bạn nên liên hệ Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh nơi nộp hồ sơ để kiểm tra thêm.
3.2. Tra cứu tình trạng hộ chiếu tại Cổng dịch vụ công quốc gia
Cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG) là nền tảng tập trung cho phép người dân theo dõi toàn bộ hồ sơ hành chính, trong đó có thủ tục cấp hộ chiếu phổ thông trong nước. Đây là kênh chính thống, có độ bảo mật cao và được đồng bộ trực tiếp với hệ thống của Bộ Công an.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Truy cập website https://dichvucong.gov.vn. Tại trang chủ, chọn mục “Thông tin và dịch vụ”.
- Bước 2: Tại thanh menu, nhấn chọn “Tra cứu hồ sơ”. Giao diện sẽ chuyển sang phần nhập thông tin hồ sơ cần kiểm tra.
- Bước 3: Điền các thông tin bắt buộc: Mã hồ sơ (được ghi trên giấy hẹn hoặc email xác nhận khi nộp hồ sơ), mã bảo mật hiển thị ngay dưới ô nhập liệu. Sau đó nhấn “Tra cứu” để hệ thống xử lý yêu cầu. Hệ thống sẽ trả về tình trạng hồ sơ, cho biết hồ sơ đã được tiếp nhận, đang xử lý hay đã trả kết quả.
Lưu ý:
- Hệ thống này chỉ cho phép xem trạng thái tổng quát, không hiển thị chi tiết các bước thẩm định hoặc thông tin cụ thể trên tờ khai.
- Nếu bạn muốn biết hồ sơ đang ở bước nào (in, chuyển phát, hay chờ trả kết quả), hãy tra cứu trên Cổng Dịch vụ công Bộ Công an để có dữ liệu đầy đủ hơn.
3.3. Tra cứu tình trạng hộ chiếu qua Cổng thông tin điện tử về xuất nhập cảnh Việt Nam
Cách tra cứu này áp dụng cho những công dân nộp hồ sơ trực tiếp tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, không áp dụng với hồ sơ được tiếp nhận ở Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh các tỉnh, thành phố.
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Truy cập vào website chính thức của Cổng thông tin điện tử về xuất nhập cảnh Việt Nam: https://hochieu.xuatnhapcanh.gov.vn/. Tại trang chủ, chọn mục “Chọn mục này để tra cứu tình trạng kết quả hộ chiếu”.
- Bước 2: Điền chính xác các thông tin được yêu cầu, sau đó nhấn “Tra cứu” để hệ thống hiển thị kết quả.
Lưu ý:
- Bạn cần nhập đúng và đủ số biên nhận, bao gồm cả ký hiệu và dấu gạch, để hệ thống nhận dạng chính xác hồ sơ.
- Trong trường hợp không tra cứu được, hãy thử lại sau 1–2 ngày làm việc, vì dữ liệu có thể đang được cập nhật.
Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu làm hộ chiếu online ngay tại nhà, có thể tham khảo thêm bài hướng dẫn chi tiết của TravelTalk để nắm rõ quy trình, hồ sơ cần chuẩn bị và thời gian xử lý, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
4. Lưu ý quan trong khi tra cứu tình trạng hộ chiếu
Mặc dù việc tra cứu tình trạng hộ chiếu online rất đơn giản, nhưng để đảm bảo thông tin hiển thị chính xác và an toàn, bạn cần chú ý một số điểm sau:
- Chỉ tra cứu tại nguồn chính thức: Tránh truy cập các đường link được chia sẻ qua mạng xã hội hoặc trang web không rõ nguồn gốc để phòng ngừa nguy cơ giả mạo, thu thập thông tin cá nhân.
- Nhập chính xác mã hồ sơ hoặc số biên nhận: Hầu hết các hệ thống đều yêu cầu nhập đúng ký tự, dấu chấm hoặc gạch ngang. Chỉ cần sai một ký tự nhỏ, kết quả tra cứu sẽ không hiển thị.
- Không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba: Tuyệt đối không sử dụng các dịch vụ “tra cứu hộ chiếu nhanh”, “tra cứu hộ chiếu hộ” vì đây không phải là kênh hợp pháp và có thể làm rò rỉ dữ liệu cá nhân.
- Kiểm tra kết quả sau 1–2 ngày làm việc: Thông tin hồ sơ thường được cập nhật sau khi cơ quan tiếp nhận xử lý. Nếu bạn tra cứu ngay trong ngày nộp hồ sơ, hệ thống có thể chưa hiển thị dữ liệu.
- Chủ động liên hệ khi hồ sơ chậm trễ: Nếu sau 14 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ mà vẫn chưa có kết quả, hãy liên hệ trực tiếp Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Cục Quản lý Xuất nhập cảnh để được hướng dẫn cụ thể.
- Bảo mật thiết bị khi tra cứu: Khi tra cứu trên điện thoại hoặc máy tính công cộng, nên đăng xuất tài khoản và xóa lịch sử truy cập sau khi hoàn tất để bảo vệ thông tin cá nhân.
Bảng 2: Giải nghĩa trạng thái & hành động khuyến nghị khi tra cứu hộ chiếu
| Trạng thái hiển thị (tham khảo) | Ý nghĩa thực tế | Thời gian thường gặp* | Bạn nên làm gì | Lưu ý quan trọng |
|---|---|---|---|---|
| Đã tiếp nhận/Đang tiếp nhận | Hệ thống ghi nhận hồ sơ, chờ phân công xử lý | 0–2 ngày làm việc | Giữ biên nhận; kiểm tra lại thông tin đã khai | Nếu sai thông tin, chủ động liên hệ sớm để chỉnh |
| Đang xử lý/Thẩm tra | Cơ quan đang kiểm tra nhân thân, ảnh, chữ ký | 3–7 ngày làm việc | Theo dõi mỗi 1–2 ngày; chuẩn bị bổ sung nếu được yêu cầu | Thời gian có thể dài hơn mùa cao điểm |
| Yêu cầu bổ sung/Hoàn thiện hồ sơ | Hồ sơ thiếu/sai (ảnh, chữ ký, giấy tờ) | Phụ thuộc tốc độ bổ sung | Bổ sung đúng checklist; nộp sớm trong giờ hành chính | Ghi rõ mã hồ sơ trên giấy bổ sung để tránh thất lạc |
| Đã duyệt/Đang in | Hồ sơ đạt, chờ in hộ chiếu | 1–3 ngày làm việc | Chuẩn bị nhận tại quầy/đăng ký phát bưu chính | Kiểm tra họ tên/khai sinh có dấu tiếng Việt chính xác |
| Đã phát hành/Đã gửi bưu chính | Hộ chiếu đã in & xuất kho | 1–3 ngày (vận chuyển) | Nếu có mã vận đơn, theo dõi lộ trình giao | Đảm bảo có người nhận, mang giấy tờ đối chiếu |
| Hoàn tất/Đã trả kết quả | Đã nhận hộ chiếu | — | Kiểm tra lỗi in, số hộ chiếu, thời hạn ngay tại chỗ | Báo ngay nếu sai sót để được xử lý kịp thời |
| Từ chối/Không đủ điều kiện | Không đáp ứng điều kiện cấp | — | Hỏi rõ lý do; chuẩn bị lại hồ sơ theo hướng dẫn | Giữ biên bản/phiếu hướng dẫn cho lần nộp sau |
FAQs – Tra cứu tình trạng hộ chiếu online nhanh chóng, chính xác 2026
1. Tra cứu tình trạng hộ chiếu là gì?
Là việc kiểm tra tiến độ xử lý hồ sơ cấp, đổi, cấp lại hộ chiếu trên hệ thống của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Bạn có thể biết hồ sơ đã tiếp nhận, đang thẩm định, đã in trả kết quả hay cần bổ sung giấy tờ.
2. Tôi tra cứu tình trạng hộ chiếu online bằng cách nào?
Bạn truy cập cổng/ứng dụng tra cứu do cơ quan có thẩm quyền cung cấp, nhập thông tin định danh theo yêu cầu (ví dụ số hồ sơ, CCCD hoặc mã tra cứu) và xác thực bảo mật. Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái hồ sơ theo thời gian thực hoặc gần thời gian thực.
3. Cần chuẩn bị những thông tin gì để tra cứu?
Thường cần số hồ sơ hoặc mã tra cứu, họ tên, ngày sinh và số CCCD/hộ chiếu cũ (nếu có). Một số nơi yêu cầu thêm số điện thoại/email đã đăng ký để gửi mã OTP xác thực.
4. Sau khi nộp hồ sơ bao lâu thì có trạng thái trên hệ thống?
Thường sau khi tiếp nhận hợp lệ, trạng thái sẽ cập nhật trong 1–2 ngày làm việc; mùa cao điểm có thể lâu hơn. Bạn nên kiểm tra định kỳ cho đến khi hiển thị “đã có kết quả” hoặc thông báo nhận trả qua bưu chính.
5. Hệ thống báo “chưa tiếp nhận” hoặc “thiếu hồ sơ” thì tôi làm gì?
Hãy kiểm tra lại mã/số hồ sơ và thời điểm nộp; nếu đúng mà vẫn không thấy, liên hệ điểm tiếp nhận để xác minh. Với trạng thái “thiếu hồ sơ”, bạn cần bổ sung đúng hạng mục được yêu cầu rồi theo dõi lại sau khi cập nhật.
6. Có nhận thông báo qua SMS hoặc email khi hồ sơ thay đổi trạng thái không?
Nhiều nơi hỗ trợ gửi thông báo tự động nếu bạn đăng ký số điện thoại hoặc email khi nộp hồ sơ. Bạn vẫn nên tự tra cứu định kỳ đề phòng trường hợp tin nhắn/email bị trễ hoặc lọc vào thư rác.
7. Tôi có thể tra cứu hộ chiếu của con nhỏ hay người thân không?
Được nếu bạn là người nộp hồ sơ hợp pháp hoặc được ủy quyền và có đầy đủ thông tin/mã tra cứu tương ứng. Khi nhận kết quả, cần giấy tờ chứng minh quan hệ hoặc giấy ủy quyền theo quy định.
8. Tra cứu báo “không tìm thấy hồ sơ” hoặc lỗi kỹ thuật thì xử lý thế nào?
Trước hết kiểm tra lại dữ liệu nhập, thử tra cứu vào thời điểm khác hoặc bằng trình duyệt khác. Nếu vẫn lỗi, bạn nên liên hệ cơ quan tiếp nhận để được hỗ trợ; TravelTalk có thể hướng dẫn các bước xác minh và cách nhận kết quả qua bưu chính khi hồ sơ hoàn tất.
Kết luận: Tra cứu đúng, hành động nhanh, nhận hộ chiếu đúng hẹn
Muốn nhận hộ chiếu đúng lịch, bạn cần: (1) tra cứu trên kênh chính thống (DVCQG/Quản lý Xuất nhập cảnh), (2) hiểu ý nghĩa trạng thái để xử lý kịp thời, (3) chuẩn bị sẵn hồ sơ bổ sung và theo dõi mã vận đơn nếu nhận qua bưu chính. Mỗi lần kiểm tra chỉ mất 1–2 phút nhưng có thể tiết kiệm nhiều ngày chờ đợi.
Bảng tóm tắt nhanh (checklist hành động theo trạng thái)
| Trạng thái hiển thị | Việc cần làm ngay | Hạn khuyến nghị | Ghi chú quan trọng |
|---|---|---|---|
| Đã tiếp nhận | Lưu mã hồ sơ/biên nhận, kiểm tra thông tin đã khai | Trong ngày | Nếu có sai sót, liên hệ đơn vị tiếp nhận để chỉnh sớm |
| Đang xử lý/Thẩm tra | Kiểm tra 24–48h/lần, giữ liên lạc điện thoại/email | 3–7 ngày làm việc | Mùa cao điểm có thể lâu hơn; đừng nộp trùng hồ sơ |
| Yêu cầu bổ sung | Chuẩn bị giấy tờ theo checklist, nộp trong giờ hành chính | ≤ 2 ngày làm việc | Ghi rõ mã hồ sơ trên bộ bổ sung để tránh thất lạc |
| Đã duyệt/Đang in | Chọn nhận tại quầy hoặc bưu chính; rà soát họ tên, ký tự tiếng Việt | 1–3 ngày làm việc | Nếu cần gấp, hỏi phương án nhận nhanh tại quầy |
| Đã gửi bưu chính | Lấy mã vận đơn, theo dõi lộ trình | Trong ngày | Sắp xếp người nhận; mang giấy tờ đối chiếu |
| Hoàn tất/Đã trả kết quả | Kiểm tra số hộ chiếu, dữ liệu cá nhân, thời hạn | Ngay khi nhận | Báo ngay nếu có lỗi in để được xử lý kịp thời |
| Từ chối/Không đủ điều kiện | Hỏi rõ lý do, chuẩn bị lại hồ sơ theo hướng dẫn | Theo lịch hẹn mới | Giữ biên bản/phiếu hướng dẫn cho lần nộp tiếp theo |
Mẹo: Luôn lưu ảnh/scan biên nhận, mã hồ sơ và mã vận đơn trong điện thoại để tra cứu nhanh mọi lúc.
Muốn biết chính xác tình trạng & rút ngắn thời gian chờ?
Kiểm tra đa kênh (DVCQG/QLXNC/bưu chính) và giải nghĩa trạng thái theo hồ sơ thực tế.
Checklist bổ sung tuỳ trường hợp (trẻ em, đổi gấp, mất/hỏng, gắn chip).
Soát lỗi ảnh/biểu mẫu trước khi nộp để tránh bị yêu cầu bổ sung.
Tư vấn phương án nhận nhanh tại quầy hoặc qua bưu chính, theo dõi đến khi bạn cầm hộ chiếu.
Hành động ngay (3 bước)
Gửi mã hồ sơ/biên nhận + họ tên + ngày nộp để được soát miễn phí trong 24h.
Nhận bản đồ trạng thái và hướng dẫn chi tiết việc cần làm.
Đặt slot hỗ trợ nếu cần TravelTalk theo dõi đến khi hoàn tất/nhận sổ.
Lưu ý: Tiến độ xử lý phụ thuộc cơ quan có thẩm quyền. Dịch vụ của TravelTalk giúp giảm sai sót, tối ưu thời gian và minh bạch từng bước.
Trên đây, TravelTalk đã hướng dẫn chi tiết các cách tra cứu tình trạng hộ chiếu online nhanh, chính xác và an toàn nhất năm 2026. Việc chủ động kiểm tra tiến độ không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn đảm bảo quá trình nhận hộ chiếu diễn ra thuận tiện, minh bạch và bảo mật tuyệt đối.
