Chính sách bảo mật thông tin khách hàng tại TravelTalk

Chính sách bảo mật thông tin khách hàng của TravelTalk được xây dựng nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân, giấy tờ hồ sơ visa, thông tin chuyến đi và các nội dung khách hàng cung cấp trong quá trình sử dụng dịch vụ tour quốc tế hoặc dịch vụ visa.

Khi khách hàng làm visa hoặc đặt tour nước ngoài, các thông tin như hộ chiếu, căn cước công dân, giấy tờ công việc, tài chính, lịch trình, thông tin liên hệ và hồ sơ gia đình có thể cần được cung cấp để tư vấn đúng trường hợp. TravelTalk hiểu rằng đây là những dữ liệu nhạy cảm và cần được xử lý cẩn trọng.

TravelTalk thu thập những thông tin nào?

Tùy dịch vụ khách hàng sử dụng, TravelTalk có thể tiếp nhận các nhóm thông tin sau:

• Thông tin liên hệ: họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ nhận hồ sơ nếu có.
• Thông tin cá nhân phục vụ hồ sơ visa: hộ chiếu, căn cước công dân, ảnh, tình trạng công việc, tình trạng gia đình.
• Thông tin chuyến đi: quốc gia đến, thời gian dự kiến, mục đích chuyến đi, lịch trình, đặt phòng, vé máy bay dự kiến.
• Giấy tờ chứng minh công việc hoặc tài chính nếu cần cho từng loại visa.
• Thông tin trao đổi trong quá trình tư vấn, xử lý hồ sơ và chăm sóc khách hàng.

Thông tin được sử dụng vào mục đích gì?

TravelTalk chỉ sử dụng thông tin khách hàng cho các mục đích liên quan đến dịch vụ đã được yêu cầu, bao gồm tư vấn tour, tư vấn visa, kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn giấy tờ, đặt dịch vụ liên quan đến chuyến đi và hỗ trợ khách hàng trong quá trình xử lý hồ sơ.

Ví dụ, với khách sử dụng dịch vụ visa Trung Quốc, thông tin hồ sơ được dùng để đánh giá loại visa phù hợp, kiểm tra giấy tờ cần bổ sung, khai thông tin theo yêu cầu và hướng dẫn các bước nộp hồ sơ theo quy định.

Nguyên tắc bảo mật hồ sơ visa

Hồ sơ visa thường chứa nhiều dữ liệu cá nhân quan trọng. TravelTalk áp dụng nguyên tắc tiếp cận tối thiểu: chỉ những nhân sự liên quan trực tiếp đến quá trình tư vấn và xử lý hồ sơ mới được tiếp cận thông tin cần thiết.

• Không sử dụng hồ sơ khách hàng cho mục đích ngoài phạm vi dịch vụ.
• Không công khai giấy tờ cá nhân, hình ảnh hộ chiếu, căn cước hoặc hồ sơ tài chính của khách hàng.
• Không chia sẻ thông tin cho bên thứ ba nếu không cần thiết cho việc xử lý dịch vụ hoặc không có sự đồng ý phù hợp.
• Trao đổi thông tin hồ sơ qua các kênh làm việc phù hợp và hạn chế gửi giấy tờ nhạy cảm không cần thiết.

Khi nào TravelTalk cần chia sẻ thông tin?

Trong một số trường hợp, TravelTalk có thể cần sử dụng hoặc chuyển thông tin cho các bên liên quan đến việc thực hiện dịch vụ, ví dụ đơn vị tiếp nhận hồ sơ, nhà cung cấp tour, khách sạn, hãng vận chuyển hoặc đối tác dịch vụ du lịch. Việc chia sẻ chỉ thực hiện trong phạm vi cần thiết để hoàn thành dịch vụ khách hàng yêu cầu.

Thời gian lưu trữ hồ sơ

TravelTalk có thể lưu trữ thông tin trong thời gian cần thiết để hoàn tất dịch vụ, hỗ trợ đối soát, chăm sóc khách hàng hoặc xử lý các yêu cầu phát sinh sau chuyến đi. Khách hàng có thể liên hệ TravelTalk nếu muốn cập nhật, điều chỉnh hoặc yêu cầu hạn chế lưu trữ một số thông tin không còn cần thiết.

Trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng nên cung cấp thông tin chính xác, giấy tờ còn hiệu lực và thông báo kịp thời nếu có thay đổi về lịch trình, hộ chiếu, công việc, tình trạng cư trú hoặc mục đích chuyến đi. Việc cung cấp sai thông tin có thể ảnh hưởng đến quá trình tư vấn và kết quả xử lý hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp về bảo mật thông tin

TravelTalk có công khai hồ sơ khách hàng không?

Không. Hồ sơ cá nhân và giấy tờ visa của khách hàng không được công khai.

Case study khách hàng có dùng tên thật không?

Không. Nếu chia sẻ case study, TravelTalk sử dụng thông tin đã ẩn danh để bảo vệ khách hàng.

Thông tin visa có được dùng cho quảng cáo không?

TravelTalk không sử dụng hồ sơ cá nhân của khách hàng cho quảng cáo nếu không có sự đồng ý phù hợp.

Tôi có thể yêu cầu xóa hoặc điều chỉnh thông tin không?

Có. Khách hàng có thể liên hệ TravelTalk để yêu cầu kiểm tra, cập nhật hoặc hạn chế lưu trữ thông tin.

Chính sách này là một phần trong cam kết phục vụ minh bạch của TravelTalk.